Jak zorganizovat firemní rodinný den pro stovky zaměstnanců a jejich rodiny? Přinášíme krátkou případovou studii z praxe, ve které ukazujeme, jak jsme připravili celodenní firemní akci pro více než 300 účastníků. Pro nejmenovanou společnost na Vysočině jsme připravovali firemní rodinný den pro přibližně 300 až 350 lidí. Pozváni byli zaměstnanci, jejich partneři i děti. Cílem bylo vytvořit příjemný den plný aktivit, zábavy a společného setkání mimo pracovní prostředí.
Zadání klienta
Zadání bylo poměrně jasné – připravit rodinný den pro zaměstnance přímo v areálu firmy, kde se budou moci potkat kolegové i jejich rodiny a užít si pohodový den.
Důležité bylo především:
- připravit program pro děti i dospělé
- vytvořit dostatek aktivit během celého dne
- zajistit zázemí pro několik stovek účastníků
- postarat se o plynulý průběh celé akce
Příprava začala už den předem
Organizace firemní akce tohoto rozsahu vyžaduje důkladnou přípravu. Den předem jsme začali stavět celé zázemí akce. Dominantou prostoru byl velký stan pro přibližně 300 osob, který sloužil jako centrální místo setkávání. Na hlavní stan navazovalo infocentrum, kde účastníci získali všechny potřebné informace o programu a jednotlivých aktivitách. Celý areál jsme navrhli tak, aby byl přehledný. Návštěvníci po příchodu nejprve dorazili do infocentra a odtud se mohli snadno přesouvat k jednotlivým aktivitám rozmístěným v okolí.
Program pro děti i dospělé
Okolo centrálního stanu jsme připravili 10 různých aktivit, aby si každý našel něco, co ho bude bavit..
Program zahrnoval například:
- fotbalový turnaj
- lukostřelbu
- RC slalom s auty na dálkové ovládání
- soutěžní stanoviště pro děti
- zábavné aktivity pro celé rodiny
Děti během dne sbíraly razítka na kartičky, které následně odevzdávaly v infocentru. Za splnění aktivit dostaly malé dárky od firmy, což je motivovalo vyzkoušet všechna stanoviště.
Maskot, který bavil celý den
Součástí programu byl také maskot v barvách klienta, který byl zároveň kouzelníkem. Během dne chodil mezi návštěvníky, předváděl mikromagii, bavil děti a vyráběl z balónků různá zvířátka. Právě takové drobnosti často vytvářejí atmosféru celé akce – děti se baví a dospělí mají prostor si v klidu popovídat.
Moderátor, hudba a vystoupení
Celý areál byl profesionálně ozvučený moderátorem a hudební produkcí, která provázela návštěvníky během celého dne. Součástí programu byla také vystoupení několika tanečních skupin z regionu, které mají na firmu osobní vazbu – často přes rodinné příslušníky zaměstnanců. Tato vystoupení přirozeně zapojila místní komunitu a dodala programu další energii.
Fotobox jako vzpomínka na celý den
Uvnitř hlavního stanu byl umístěn fotobox, kde si návštěvníci mohli během dne pořídit společné fotografie. Tyto momentky si lidé často odnášejí jako vzpomínku na celý rodinný den.
Večer patřil hudbě a ohnivé show
Jakmile se začalo stmívat, program plynule přešel do večerní části.
Návštěvníci si užili:
- DJ produkci
- večerní party
- a závěrečnou ohnivou show, která celý den symbolicky uzavřela.
Po celou dobu akce byl k dispozici celodenní catering, takže účastníci měli zajištěné jídlo i nápoje během celého programu.
Spokojený klient je pro nás nejdůležitější
Každá firemní akce má jedno hlavní měřítko úspěchu – spokojenost klienta a účastníků. V tomto případě jsme měli radost, že celý firemní rodinný den pro zaměstnance proběhl hladce, účastníci si program užili a klient ocenil profesionální organizaci i atmosféru celé akce. A přesně o to u podobných eventů jde – vytvořit den, na který budou lidé ještě dlouho vzpomínat.
