Při plánování venkovních firemních akcí a teambuildingů hraje počasí vždy důležitou roli. I když si všichni přejeme slunce a příjemné teploty, realita někdy přinese déšť nebo jiné nepříznivé podmínky. Právě proto je při organizaci eventů důležité mít připravenou tzv. mokrou variantu programu. Jak takovou situaci řešíme v praxi? Podívejte se na náš přístup.
Počasí řešíme s klientem už před akcí
Příprava každé firemní akce je vždy spojená s pravidelnou komunikací s klientem. Přibližně týden před akcí společně řešíme všechny důležité detaily – program, logistiku, časový harmonogram i předpokládané počasí. Pokud už v této fázi vidíme, že by nepříznivé počasí mohlo venkovní program ohrozit, začínáme s klientem připravovat záložní scénáře. Díky tomu máme vždy připravené řešení a případná změna programu pak probíhá bez stresu.
Konečné rozhodnutí přichází většinou 1–2 dny před akcí
Meteorologické předpovědi se mohou rychle měnit, proto se definitivní rozhodnutí o mokré variantě dělá obvykle den až dva před samotnou akcí. V tu chvíli už je předpověď počasí výrazně přesnější a lze se rozhodnout, zda:
- zůstane plánovaný venkovní program
- nebo přejdeme na varianty vhodné do interiéru
Jakmile se na řešení shodneme s klientem, připravíme odpovídající program a vezmeme na akci jiné aktivity z našeho skladu.
Výhoda vlastní techniky a aktivit
Velkou výhodou pro nás je, že většinu aktivit vlastníme ve vlastních skladových prostorách. To znamená, že nejsme závislí na externích dodavatelích a můžeme program flexibilně upravit i na poslední chvíli. Pokud například počasí znemožní venkovní program, jednoduše připravíme jiné typy aktivit, které se dají bez problémů realizovat uvnitř hotelu nebo konferenčního centra.
Jak může vypadat mokrá varianta teambuildingu
Při nepříznivém počasí je často možné využít konferenční prostory hotelů nebo jiné vnitřní prostory. Například při jedné akci pro přibližně 150 účastníků jsme měli původně připravený venkovní teambuilding. Kvůli nepřízni počasí jsme však po domluvě s hotelem využili několik konferenčních sálů a celý program jsme přesunuli dovnitř. Díky tomu mohla akce proběhnout bez omezení a účastníci si program užili stejně jako při venkovní variantě.
Indoor aktivity, které fungují skvěle
Pokud není možné realizovat klasické venkovní aktivity, máme připravené alternativy, které fungují výborně i v interiéru. Mezi oblíbené varianty patří například:
Detektivní hra
Týmy řeší společně záhadný případ a hledají stopy. Výhodou je, že jednotlivé týmy mohou být rozmístěny po celém hotelu – v lobby, restauraci nebo na pokojích.
Kvízové hry
Kvízy jsou ideální aktivita do konferenčních sálů. Soutěžní týmy spolu soupeří v různých tematických kolech a program má skvělou dynamiku. Tyto aktivity dokážou vytvořit velmi příjemnou atmosféru a často překvapí účastníky tím, jak zábavné mohou být.
Program vždy přizpůsobujeme prostoru
Je důležité zmínit, že při přesunu do interiéru je nutné přizpůsobit program také prostoru. Některé venkovní aktivity totiž mohou být pro hotelové prostory nevhodné – například kvůli možnosti znečištění nebo z bezpečnostních důvodů. Proto vždy vybíráme takové aktivity, které jsou bezpečné, vhodné do interiéru a zároveň dostatečně zábavné.
Flexibilita je při organizaci akcí klíčová
Při organizaci firemních akcí je nejdůležitější připravenost a flexibilita. Díky zkušenostem z mnoha realizovaných eventů víme, že počasí může program ovlivnit. Pokud je však připravená kvalitní mokrá varianta, může akce proběhnout hladce a účastníci si ji užijí stejně jako při ideálním počasí. A právě to je naším cílem – připravit program tak, aby byl zábavný a profesionálně zorganizovaný za každých podmínek.