Plánování firemní akce, teambuildingu nebo výjezdního setkání není jen o programu. Základem je správné načasování, jasné zadání a dobrá spolupráce mezi firmou a eventovou agenturou. V Perfect Concept máme za sebou desítky realizací ročně a z praxe víme, kdy je ideální čas rezervovat termín a co by interní organizátor neměl podcenit.
Kdy rezervovat termín?
Ideální scénář? Rok dopředu.
Díky tomu má klient:
- největší výběr hotelů z naší partnerské sítě
- lepší možnosti u nejžádanějších termínů
- větší flexibilitu při tvorbě programu
Realita je ale často jiná – většina klientů nás oslovuje 4–5 měsíců před akcí.. To je stále velmi dobrý čas, ale už výrazně ubývá dostupnost u nejžádanějších měsíců.
Nejrychleji se plní:
- květen
- červen
- září
A především čtvrtek–pátek, který chce přibližně 90 % klientů.
Pokud se s rozhodnutím otálí, velmi často se stane, že hotel, který se firmě líbil, už není k dispozici. Následně musíme více improvizovat a hledat alternativy.
👉 Jedna hlavní rada z praxe:
Blokujte termín včas, zejména pokud chcete čtvrtek–pátek.
Co je základ při plánování?
Nemusíte mít rok dopředu vymyšlený celý program.
Základ jsou dvě věci:
- Termín
- Hotel / lokalita
Detaily programu se obvykle ladí 2–3 měsíce před akcí. Ideální je znát alespoň předběžnou kapacitu hostů – s tou už se dá dále pracovat.
Pokud firma řeší akci poprvé, doporučujeme osobní schůzku. Nejprve si řekneme lokalitu a možnosti místa konání, následně řešíme termín, cíl akce, věkový průměr účastníků, typ teambuildingu a hlavně to, co už firma v minulosti absolvovala.
Podle nás je důležité každý rok přinést nový zážitek, jiné místo a neopakovat stejné aktivity. Teambuilding by měl posouvat tým dál, ne být kopií loňského programu.
A co last minute?
Ano, zvládáme i akce 14 dní předem – například pokud má klient vlastní hotel a my realizujeme program. Ale u hlavních sezonních termínů to není ideální strategie.
Co si mají účastníci vzít s sebou?
Jedna věc je naprostý základ:
Sportovní oblečení a sportovní obuv.
Bez ohledu na typ programu by účastníci měli být připraveni na outdoorové aktivity. Mokrou variantu řešíme operativně s kontaktní osobou – účastníci by měli být vždy vybaveni tak, aby je počasí nepřekvapilo.
Ostatní detaily jsou vždy součástí objednávky či smlouvy a věříme interním kontaktním osobám, že informace zaměstnancům správně předají.
Co by měl interní organizátor udělat správně?
Z praxe jsou klíčové tři věci:
- potvrdit termín včas
- dodat orientační počet osob
- být dostupný pro komunikaci
Vše ostatní už má svůj čas a proces.
Firemní akce nebo teambuilding není jen položka v kalendáři. Je to investice do týmu, vztahů a atmosféry ve firmě. A když se správně nastaví základ – tedy termín a místo – zbytek už společně doladíme tak, aby každý ročník byl jiný, silnější a nezapomenutelný.