Plánování firemní akce, teambuildingu nebo společenského eventu má několik důležitých kroků. Pokud se nastaví správně hned na začátku, výrazně to usnadní přípravy a celý průběh akce je pak pro klienta i účastníky mnohem příjemnější. Z praxe v Perfect Concept víme, že existuje několik základních bodů, které by firmy neměly podcenit.
1. Termín je základ
Prvním krokem je vždy výběr vhodného termínu. Každá firma má jiný kalendář – někdo plánuje firemní akce podle výjezdních porad, jiný podle obchodních sezon nebo důležitých interních projektů. Většina firem se snaží trefit do období květen, červen nebo září, což je zároveň hlavní sezóna pro firemní akce a teambuildingy. Velmi žádané jsou především termíny čtvrtek–pátek, protože zaměstnanci mají po návratu často před sebou rovnou víkend. Platí jednoduché pravidlo – čím dříve se termín rezervuje, tím větší je výběr hotelů a lokalit.
2. Vědět, proč akci pořádáte
Dalším důležitým krokem je ujasnit si, co má firemní akce firmě přinést. Někdy je cílem propojit zaměstnance z různých oddělení, jindy jde o odměnu za úspěšné období nebo o příležitost, jak se lidé mohou poznat i jinak než v pracovním prostředí.
Při přípravě programu se proto vždy ptáme klientů například na:
- jaké teambuildingy už v minulosti absolvovali
- jaká je věková struktura účastníků
- jak fyzicky náročné mohou být aktivity
- co by si měli lidé z akce odnést
Díky tomu můžeme připravit program, který nebude opakováním minulých akcí a přinese nový zážitek.
3. Výběr správné lokality
Výběr místa konání je často strategická věc. Pokud má firma pobočky v různých částech republiky, často se hledá lokalita, která je pro všechny účastníky dojezdově rozumná. V praxi to znamená například volbu místa ve středu republiky, aby to měli všichni podobně daleko. U některých firem, například těch pražských, se zase často řeší maximální dojezdová vzdálenost – ideálně do dvou hodin. Jindy naopak klienti chtějí změnu prostředí a vyberou se zajímavé místo na druhé straně republiky. Každý projekt je proto trochu jiný a vždy se hledá řešení, které bude dávat smysl právě pro danou firmu.
4. Detailní harmonogram celé akce
Jakmile je jasný program a místo konání, přichází na řadu časový harmonogram celé akce. Ten připravujeme opravdu detailně – od příjezdu hostů přes check-in a ubytování až po jednotlivé části programu během dne. Součástí plánování je také:
- catering a stravování
- speciální požadavky hostů (např. vegetariánská nebo veganská strava)
- organizace jednotlivých aktivit
- večerní program a hudební produkce
Díky přesnému harmonogramu pak během samotné akce vše probíhá plynule a bez zbytečného stresu.
5. Komunikace směrem k účastníkům
Posledním krokem před akcí je interní komunikace ve firmě. Tu má většinou na starosti kontaktní osoba na straně klienta – například asistentka, HR nebo manažer, který akci organizuje.
Tato osoba informuje zaměstnance například o:
- čase a místě odjezdu
- rozdělení pokojů
- základním programu
- doporučeném oblečení (například sportovní obuv a oblečení pro teambuilding)
Díky tomu přijedou účastníci připravení a mohou si celý program užít naplno. Dobře naplánovaná firemní akce není jen o jednom večeru nebo několika aktivitách. Je to kombinace správného termínu, vhodné lokality, promyšleného programu a detailní organizace. A když se všechny tyto části propojí, vznikne akce, na kterou zaměstnanci dlouho vzpomínají.